Trello – como usar esse excelente gerenciador de tempo e tarefas

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Você tem muitas coisas pra fazer durante o dia, mas não sabe por onde começar?

Seus prazos estão sempre vencidos?

Você esquece do passo a passo de cada tarefa?

Seus problemas acabaram!

Conheça o Trello. É uma uma excelente ferramenta de gerenciamento de tempo e de tarefas.

Com ele, você só esquece de fazer alguma tarefa se esquecer de anotar.

Ele é em português e o melhor de tudo, Gratuito!

Trello

Ele é baseado no modelo Kanban, criado na Toyota nos anos 1940 e adotado pelas empresas de software anos depois.

O modelo Kanban era usado para controlar o fluxo de produção de uma empresa, com sinalização de cartões, ou caixas. O princípio permanece até hoje, o que mudaram foram os meios de uso.

Vamos às funcionalidades.

O Trello é dividido em quadros. Cada quadro, colunas. E em cada coluna, cartões, que são as tarefas. Você divide eles como bem entender.

Quadro

Quadro Trello

Cada quadro pode ser uma tarefa complexa, como uma Campanha de Black Friday.

A sugestão do Trello no Quadro de Boas-vindas é que cada coluna seja uma etapa do processo: “A fazer” e “Concluído”. Você ainda pode inserir um “Fazendo”, “Pendências”, como você desejar.

Você também pode inserir imagens de fundo, ou cores, em cada quadro, para ajudar a personalizar.

Cartão

Cartão Trello

Os cartões são as tarefas a serem realizadas. É lá que são incluídas todas as informações nos maiores pormenores possíveis, para que outra pessoa leia e entenda, sem precisar perguntar para quem o criou.

São nos cartões que se definem outras coisas como:

Descrição

Descrição Trello

É onde vão inseridas as informações nos pormenores.

Pode se colocar palavras em negrito, sublinhadas, listas, títulos.

Mas atenção! Não há registro de qual membro incluiu ou retirou informação deste campo. Sendo assim, não deixe informações importantes neste campo.

Comentários

Comentários Trello

Aqui sim, qualquer informação inserida fica registrada com data, hora e nome do usuário que inseriu. Portanto, a minha dica valiosa é de deixar as informações mais importantes nos comentários. Só quem pode editar algum comentário é a pessoa que inseriu.

E se optar por “Mostrar detalhes”, também é possível saber qual pessoa concluiu algum item do checklist, moveu o cartão, inseriu uma data de entrega, etc.

Membros

Membros Trello

Em cada cartão você define os membros responsáveis pela tarefa.

Sempre que houver qualquer alteração no cartão, a pessoa será notificada.

Mas somente poderão ser adicionadas pessoas que sejam parte do Time.

Time

Time do Trello

Você pode criar times, que podem acessar determinados quadros.

Ex.: Time do Marketing, Time do Financeiro, Time do Comercial.

O Time do Marketing vai ter acesso aos quadros “Redes sociais”, “Promoções” e “Clientes“.

O Time do Financeiro vai ter acesso aos quadros “Promoções” e “RH”.

O Time do Comercial vai ter acesso aos quadros “Promoções” e “Clientes”.

Em cada time você insere as pessoas correspondentes.

Você define a divisão dos times e a divisão dos quadros como bem entender.

Etiquetas

Etiquetas Trello

As etiquetas do Trello podem ter várias utilidades. Você quem define também.

Cada cor pode representar um membro, ou uma prioridade (verde para não tão prioritário, amarelo para importante, e vermelho para algo de extrema urgência).

Mas, de novo, quem define como usar, e se quiser usar, e você.

Checklist

Checklist Trello

Aqui a gente começa a separar o joio do trigo.

Isso porque este item não é tão considerado como deveria.

Uma vez criado um checklist 1 única vez, ele pode ser copiado para outros cartões. E se no meio do caminho lembrar de algum passo que não consta, é só adicionar.

É uma maravilha para quem não conhece um procedimento de alguma tarefa. Está tudo detalhado neste campo.

E você pode criar vários checklists para 1 mesma tarefa. Pode ser 1 checklist por responsável, ou 1 checklist por área da empresa. Você decide.

Data de entrega

Data de entrega Trello

Aqui você decide quando a tarefa tem que estar pronta.

O Trello vai avisando, via notificação na plataforma, quando faltam 24h, ou quando venceu.

Definido este campo, que pode ser alterado conforme a necessidade, o Trello te avisa por e-mail também, ou pelo celular, caso você tenha o aplicativo instalado.

Anexo

Anexo Trello

Aqui podem ser inseridos arquivos de imagem, vídeo, PDF, o que você quiser.

Mas ele tem um limite. Então não adianta encher de arquivos pesados. Para isso, use link do Google Drive, ou do YouTube.

Quando você insere uma imagem, ela pode aparecer como capa, miniatura em cima do cartão quando você vê o quadro inteiro. É bacana.

Capa

Capa Trello

Ou você pode definir uma cor para a capa, ou até uma imagem gratuita disponibilizado do banco de imagens Unsplash, para mudar um pouco.

Power-ups

Os power-ups são plugins, aplicativos, penduricalhos para melhorar a performance.

Pode ser um power-up de calendário, de campo extra no Trello, integrar com o Google Drive, Slack. São dezenas de opções.

Modelo

Modelo Trello

Depois de entendido isso tudo, tendo uma tarefa que pode ser repetida, você pode criar um cartão modelo com pré-definições, que servirá para criação de outros cartões.

Aplicativo do Trello

Aplicativo do Trello

Geralmente os aplicativos das plataformas tem menos funcionalidades do que quando acessamos pelo computador.

Não é o caso do Trello. Tudo que é feito no computador pode ser feito no aplicativo.

Conclusão

Use, abuse, gerencie suas tarefas, prazos, gerencie as tarefas dos seus colaboradores.

O Trello é uma excelente ferramenta que devia ser usados por qualquer empresa.

By | 2020-08-18T11:28:14-03:00 agosto 18th, 2020|

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